5S - en konkret övning för dig som är nyfiken på att arbeta med lean

5S är ett leanverktyg och står för: sortera - systematisera – städa – standardisera – skapa vana. I grunden handlar det om att arbeta med förbättringar och ta bort slöserier. 

Säkert har du någon gång lagt mer tid än du vill på att leta efter material. Kanske har du hämtat ett verktyg för att sedan upptäcka att det inte fungerar. Eller svurit över att något är slut och att du har glömt att beställa hem mer i tid, eftersom du helt enkelt inte hade den överblicken att du upptäckte det. 

Fördelar med 5S
Om du arbetar med 5S minimerar du den tid och irritation du behöver lägga på att leta efter saker, upptäcka att de är sönder eller inte finns hemma. Arbetet bidrar till att det blir rent och snyggt, men framförallt lär det människor att börja ta ansvar för sin arbetsplats. De får dem att söka efter grundorsaken till problemen när de dyker upp och gör att de börjar arbeta standardiserat. Även om du redan är ordningsam av dig kan 5S få dig att börja ställa frågor som kan leda till förbättringar. 

Är verktygen rätt placerade? Är det enkelt att komma till? Är belysningen tillräcklig?

När 5S fungerar i praktiken innebär det att allt finns på sin plats och är redo att användas. Att alla känner till var sakerna finns och hur de används. Ingen behöver leta efter saker och inga saker är smutsiga eller trasiga. Det blir lätt att hitta avvikelser och därmed förbättringar. Kort sagt du sparar tid och blir mer effektiv. Men hur gör man då? 

Sortera
Det första steget handlar om att sortera verktyg och material som används på arbetsplatsen. Skilj på det som är nödvändigt och det som inte är det och avlägsna allt onödigt arbetsmaterial från platsen. Kontrollera att allt är helt och fungerar. 

Systematisera
Bestäm bra och lättillgängliga platser för de verktyg och material som ska vara på platsen. Märk upp allt, en plats för varje sak. Det ska vara lätt att se var grepen ska hänga till exempel så använd bilder vid behov, då blir det lättare att den alltid hamnar där den ska. En bild kan också tydliggöra vad som menas med ”rent”. 

Städa
Rengör arbetsplatsen och utrustningen. Här är det viktigt att ni kommer överens om vad rätt nivå för rent är. Hur rent ska det vara för att arbetet ska fungera på ett bra sätt?

Standardisera
För att kunna upprätthålla den nya ordningen behöver du skapa rutiner och checklistor. 

Skapa vana
Se till att ordningen upprätthålls och analysera grundorsaker till nedsmutsning. Det tar tid att skapa en vana, så genomför regelbundna genomgångar då ni går igenom hur det fungerar och noterar avvikelserna. Hantera avvikelserna för att de inte ska återkomma. Ibland hittar man inte den bästa platsen för ett visst verktyg i första omgången, så genom nya revisioner bidrar man till ett fortsatt förbättringsarbete. 

Alla måste vara med!
Om ni är en arbetsplats med flera anställda måste alla som använder utrymmet vara införstådda med strukturen och ordningen. Det är också viktigt att ledningen eller chefen står bakom 5S-arbetet för att det ska fungera på lång sik.